Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Желательно использовать два или больше средств в коммуникации в сочетании. Исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией. Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным, иначе потоки бумаг станут неуправляемыми.
Передача
На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи ил совокупности идей) получателю. Речь идёт о физической передаче сообщения, которые многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
Декодирование
После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его.
Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.
Если не требуется реакции на идею, процесс обмена информацией на этом завершается [1, с. 238–242].
Выделяют следующие виды коммуникаций:
1) формальные (определяется организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов). Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения;
2) неформальные (например, канал распространения слухов);
3) вертикальные (межуровневые) – сверху вниз и снизу вверх;
4) горизонтальные – обмен информацией между различными отделами, для согласования действий;
5) межличностные – устное общение людей в любом из перечисленных видов коммуникаций.
Рассмотрим модели межличностной коммуникации, отражающие различие исследовательских подходов.
Линейная модель изображает коммуникацию как действие, в рамках которого отправитель кодирует идеи и чувства в определённый вид сообщения и затем отправляет его получателю, используя какой-либо канал (речь, письменное сообщение и т.п.). Если сообщение достигло получателя, преодолев разного рода «шумы», или помехи, то коммуникация считается успешной. Эта модель показывает, как «шум», помехи различного рода могут исказить сообщение.
Можно выделить два типа «шумов», блокирующих коммуникацию: физический и психологический. В первом случае речь идёт о физических помехах – например, шумное, наполненное сигаретным дымом помещение, в котором трудно сосредоточиться, быстро наступает утомление. Примерами помех второго типа могут быть сильное эмоциональное возбуждение или крайне заниженная самооценка, что не позволяет человеку быть достаточно точным при восприятии отправленного ему сообщения.
Интерактивная модель в качестве обязательного элемента коммуникативного процесса вводит обратную связь, наглядно демонстрируя кругообразный характер коммуникации: отправитель и получатель сообщения последовательно меняется местами.
Трансакционнаю модель представляет коммуникацию как процесс одновременного отправления и получения сообщений коммуникаторами. В каждый конкретный момент мы способны получать и декодировать сообщения другого человека, реагировать на его поведение, и в то же самое время другой человек получает наши сообщения и отвечает на них. Таким образом, коммуникация представляет собой процесс, в котором люди формируют отношения, взаимодействуя друг с другом.
Для сбора, передачи и обработки информации предназначена система организационного общения.
В системе организационного общения различают несколько потоков: восходящий, нисходящий и горизонтальный. Каждый из них выполняет специфическую функцию в организации.
Нисходящий информационный поток – коммуникативный поток, движущийся от верхнего уровня в группе или организации к более низкому уровню. Наиболее характерным примером такого коммуникативного потока служит общение начальника со своими непосредственными подчинёнными. Этот поток общения выполняет функции передачи приказов, указаний и инструкций, а также мотивирования и оценки сотрудников.
Также помимо приказов и инструкций нисходящее общение может включать в себя информацию об организационных целях, правилах, ограничениях, стимулах, привилегиях и т.д. Кроме того, это канал обратной связи, так как подчинённые получают информацию о том, как они справляются со своей работой.