Личное дело оформляется после приказа руководителя о приеме работника в организацию. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому организации по-разному решают порядок их ведения. Однако, на основании сложившейся практики кадрового делопроизводства, предлагаем рассмотреть оптимальный порядок ведения личных дел сотрудников организации. Каждое дело формируется в отдельной папке, на обложке которой указывается номер дела, фамилия и инициалы сотрудника, дата поступления на работу в организацию. Документы в личное дело рекомендуется включать в следующей последовательности: внутренняя опись документов дела; заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением); Автобиография; анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров); экземпляр трудового договора с приложениями; приказ о приеме на работу (копия); документы об образовании (копии); копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть); характеристики или рекомендательные письма с предыдущих мест работы.
Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включают.
Личное дело ведут в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника, без документального подтверждения не допускается. Изъятие документов из личного дела возможно только с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен. Личные дела учитывают в журнале учета личных дел. Хранение личных дел осуществляется в специальных металлических шкафах. Хранят только личные дела работающих сотрудников. Личные дела уволенных сотрудников сдают в конце года на хранение в архив учреждения или межведомственный архив.