В течение этих лет государственные организации обязаны не только сохранять архивные документы, но и вести их учет, создавать средства поиска информации в документальном массиве, использовать документы в интересах своей организации и по другим запросам, подготавливать документы к передаче на государственное хранение. «Основные правила работы архивов организаций» устанавливают положения, нормы и требования к работе архива, выполнение которых позволяет ему в полной мере осуществлять свои функции.
Основные правила не распространяются на секретную документацию. Они не носят обязательного характера для организаций, не отнесенных к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственных организаций. Работа с кино-, фото-, фоно- и видеодокументами (аудиовизуальными), научно-техническими, картографическими, телеметрическими документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Основные правила обязательны только для архивов организаций (как государственных, так и негосударственных), хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности Основные правила обязательны для всех государственных организаций. Таким образом, вводные положения Основных правил оставляют возможность двоякой трактовки важнейшей проблемы сферы их применения.
Основные правила по объему компактные. В них десять разделов вместо четырнадцати. В них осталось 150 страниц вместо 173. Основные правила охватывают все направления деятельности ведомственных архивов: экспертизу ценности документов, комплектование архива, обеспечение сохранности, организацию, учет, использование документов, научно-справочный аппарат к ним, порядок передачи документов, организацию работы архива.
Изменено понятие ответственности за ведение архивов. Если в Правилах 1986 года ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несли их руководители, то в Основных правилах записано, что «должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами».
Отличительной чертой рассматриваемых Основных правил является регламентация процессов работы с электронными документами.
Изменены основные (в редакции Правил 1986 года — главные) задачи архива. Исключены методическое руководство и проверки состояния организации документов в делопроизводстве организации и подведомственных организациях. Эта задача заменена функцией проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях-источниках комплектования. В раздел «права архива» включен контроль правил работы с документами в структурных подразделениях и организациях-источниках комплектования архива. Тем самым архив имеет право контролировать делопроизводство, хотя такая задача перед ним не стоит.
Права архива изменены и сужены. Снят пункт о праве архива давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива. В Основных правилах архив организации имеет право: требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии; контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях-источниках комплектования архива; запрашивать от структурных подразделений и организаций-источников комплектования необходимые для работы архива сведения; участвовать в мероприятиях, проводимых государственными архивными учреждениями.