Одной из более действенных мер по экономии времени и средств на переписку является внедрение типовых текстов для регулярной корреспонденции. Каждому руководителю и работнику аппарата управления целесообразно иметь набор примерных текстов для составления справок, ответов на письма, жалобы и т.д.
Очень важна также организация хозяйственного обслуживания рабочих мест служащих. Рабочие места должны своевременно обеспечивается бумагой, бланками, канцелярскими принадлежностями; технические средства следует проверять и ремонтировать, а помещения содержать в чистоте.
Улучшение условий труда работников менеджерского состава направлено на повышение их работоспособности и сохранения здоровья. Здесь немаловажным будет отметить такие показатели как- освещенность рабочих мест, соответствующая окраска стен и пола в помещениях, относительная влажность и температура воздуха, борьба с шумом, установление правильного режима труда и отдыха.
Санитарно-гигиенические условия труда обеспечиваются поддержанием чистоты, относительной влажности. Рабочие комнаты должны быть оборудованы протяжной, вытяжной вентиляцией или системой кондиционирования воздуха. Кроме искусственного общего освещения помещений рабочие места хорошо обеспечить местными осветительными приборами.
Для борьбы с шумом применяются звукопглащающие материалы, ограничители продолжительности телефонных разговоров. Телефон для личных разговоров работников должен быть вынесен в коридор или отдельное помещение.
Культура содержания рабочего места предусматривает соблюдение порядка на рабочем столе, в шкафах, на стеллажах, когда каждый документ и справочный материал находится под рукой и его можно легко отыскать. Элементарными требованиями культуры является соблюдение чистоты в помещениях.