Наибольшую угрозу для управления временем выполнения небольших проектов (например, подготовка к следующей гонке) представляет изменение приоритетов. В случае с крупными проектами мы настаиваем на полноценной вовлеченности членов команды и передаче их текущих обязанностей другим сотрудникам на время реализации проекта. Однако попытка совместить "настоящую работу" и участие в автогонках во многом напоминает задачу, стоящую перед теми, кто должен выполнять значимые для предприятия проекты без ущерба для других своих обязанностей. Каждый из нас сталкивался с дилеммой: проекты или основная деятельность, - и опытные менеджеры проектов умеют приводить в равновесие обе составляющие.
У нас все приоритеты были расставлены четко: "настоящая работа" обеспечивала финансирование для гонок, а они были нашей радостью в жизни. И чтобы "работали" оба эти приоритета, мы должны были делать выбор. Кроме того, на каждой неделе был запланирован не один, а множество проектов, имеющих конкретные сроки (дату проведения гонок не перенесут только потому, что вы не готовы). Благодаря этому мы научились четкой расстановке приоритетов: мы удалили из списка приоритетов все, что "было бы неплохо сделать", оставив только то, что "нужно сделать обязательно".
Каждый сезон с марта по октябрь мы работали с портфелем проектов, каждый из которых имел свое финансирование, временные рамки, ресурсы, риски, показатели успешности и выгоды. Управление портфелем проектов подразумевало стратегический выбор: как мы выступим на чемпионате в конце года, если пропустим калифорнийскую гонку в Риверсайде? Как соревнования за пределами Орегона помогут нашим спонсорам установить необходимые контакты с целевой аудиторией? Как вложение ресурсов на более ранних этапах поможет выиграть больше гонок и заработать больше очков, чтобы нам было легче соревноваться в конце сезона, когда силы у всех уже на исходе?