Подразделение трудозатрат на творческие, формально-логические и вспомогательно-технические операции в процессе выполнения основных видов работ аппарата управления различно у трех основных категорий работников — руководителей, специалистов и технических исполнителей. И это существенно влияет на возможность нормирования их труда.
Наибольшая доля творческих операций в общем объеме трудозатрат — у руководителей. Для этой категории работников аппарата применяются нормы управляемости, показывающие, каким числом подчиненных (в данных конкретных условиях) может руководить один руководитель.
Для нормирования труда специалистов аппарата, сочетающих в своей работе творческие, формально-логические и вспомогательно-технические операции в различных пропорциях, зависящих от многих факторов (в том числе, в частности, от цикличности выполняемых работ), применим метод аналогии и метод укрупненных нормативов численности.
Применяя метод аналогии, руководитель устанавливает время на выполнение предстоящих работ по аналогии со сроками, потребовавшимися ранее на выполнение подобных работ.
Норма численности показывает, сколько человек требуется для выполнения определенного вида работ (в соответствующих условиях, характеризуемых рядом косвенных показателей).
Метод укрупненных нормативов численности основан на косвенном измерении трудоемкости комплекса работ по каждой из функций управления. Эти нормативы определяются, как правило, одновременно с разработкой типовых структур управления. Данный метод нормирования используется главным образом для расчета численности специалистов и технических работников.
Однако следует учитывать, что этот метод позволяет только косвенно учитывать трудоемкость выполнения работ по данной конкретной функции управления и не дает возможности определить фактический объем и трудоемкость всех операций.
Метод укрупненных нормативов численности основан на использовании отчетных количественных показателей (численность рабочих, стоимость основных фондов). Нормативная численность управленческого персонала исчисляется относительно этих показателей. При изменении величины фактора изменяется и нормативная численность. Кроме того, он позволяет рассчитывать нормативную численность по каждой функции управления и тем самым определять разницу в трудоемкости работ по различным функциям.
Для отдельных групп специалистов аппарата (бухгалтеров, кассиров, информационных работников и др.) применимы нормы обслуживания, показывающие, какое число людей (или машин) может обслужить один работник. При однотипных, повторяющихся видах работ непродолжительной цикличности для специалистов аппарата целесообразно устанавливать нормы времени, показывающие, сколько времени должно быть отведено на выполнение определенного объема работы (например, на заполнение таких-то форм), или нормы выработки, показывающие, сколько работы должно быть произведено в единицу времени. Каждая составляющая оперограммы – важная обобщенная информация, необходимая для глубокого и более полного анализа протекающего процесса Таким образом, оперограммы позволяют: исследовать порядок движения и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота и разработать рекомендации по его рационализации; наглядно представить все множество операций, выявить параллельные пути движения информации и многократно повторяющиеся однотипные операции; получить количественные характеристики операций. Рассмотренная в приложении 1 оперограмма создания и обработки приказа в министерстве служит примером детального изучения соотношения операций и исполнителей в рамках указанного процесса. В результате последовательных и повторяющихся операций выстроенный график позволяет наглядно представить загруженность конкретных исполнителей в рамках указанного процесса. Оперограмма процесса проведения найма, отбора и приема персонала в банке (приложение 2) изображает порядок этого процесса в порядке выполнения конкретных операции определенными исполнителями. Она построена при фактическом анализе этапов этого процесса.
Функциограмма как модель функциональных структур