При управлении проектами важно не только правильно спланировать работы, но и отслеживать их выполнение, постоянно контролируя ход проекта.
Применительно к проектам разработки ПО одним из недостатков популярных систем календарного планирования и управления (типа MS Project) является отсутствие возможности связывать задачи с другими проектными активностями и устанавливать зависимость между элементами их жизненных циклов. Модель itsm является закрытой для изменений.
Для решения данной проблемы все чаще используются системы с возможностью отслеживать состояние проектных активностей (issue tracking).
Трекер (от англ. track, что значит «след») – специальная система для отслеживания состояния проектных активностей (задач, требований, дефектов). Подобные системы появились в конце 1990-х гг. для обнаружения ошибок в коде при проведении тестирования в проектах разработки ПО. Впоследствии выяснилось, что можно успешно применять эти системы для отслеживания и других проектных активностей. Обычно в трекере для каждой проектной активности установлен определенный жизненный цикл, однако во многих представленных на рынке системах предусмотрена возможность гибкой настройки жизненного цикла в зависимости от требований проекта.
В LUXproject применяется трекер JIRA компании Atlassian. Благодаря гибкой архитектуре трекера можно создавать разнообразные жизненные циклы с учетом проектных требований.
Например, в компании используются несколько методологий ведения проектов разработки ПО:
agile-практики;
методологии, основанные на RUP-подобных процессах;
проекты, связанные с поддержкой пользователей.
В этой ситуации для каждого процесса создается свой уникальный набор жизненных циклов, соответствующий конкретным требованиям методологии разработки ПО.
Возможность связывать между собой задачи, требования и дефекты позволяет создавать трассируемость проектных активностей, оперативно отслеживая цепочку изменений в проекте.
При этом трекер не заменяет систем календарного планирования, а дополняет их. Идеальная связка системы календарного планирования и трекера выглядит следующим образом: вначале руководитель проекта разрабатывает структуру декомпозиции работ (этапы, задачи, подзадачи) и формирует команду (планирует ресурсы), затем он экспортирует информацию о задачах в трекер (посредством специального модуля экспорта данных). В процессе реализации проекта рядовые сотрудники изменяют статус задач в трекере, связывают задачи с другими проектными активностями, заносят в систему данные о времени выполнения работы. Руководитель проекта периодически переносит информацию из трекера в систему календарного планирования, где проводит комплексный анализ изменений в ходе проекта и осуществляет соответствующие корректирующие и предупреждающие действия.