Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Некоторые из наиболее эффективно управляемых американских кампаний перешли к структуре с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена.
К другим аспектам, которые могут вызвать проблемы в коммуникации, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределение задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что и плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.
В коммуникационных барьерах, помехах, препятствующих контакту между коммутатором и реципиентом, адекватному приему, пониманию, усвоению сообщений можно отметить технические, психофизические, социальные, культурные. Технические барьеры возникают, когда в канале коммуникации обнаруживаются препятствия для продвижения сигналов от источника или же сам канал производит сигналы, мешающие восприятию сообщений реципиентом.
Психофизические барьеры связаны с сенсорными особенностями восприятия сигналов человеком, а также с ограниченной способностью человеческого мозга к запоминанию и переработке информации.
Социальные барьеры объясняются принадлежностью коммутатора и реципиента к различным социальным группам, социальным ограничением к доступу информации и возможностей ее использования.
Культурные барьеры присуши в первую очередь межнациональной коммуникации, где они могут быть вызваны различиями в национальных традициях общения, в системах норм и ценностей, в оценке разных форм коммуникации, в способах реакции на воспринимаемую информацию.
Успешной коммуникации препятствуют также некоторые личностные свойства реципиента, например, низкий уровень интеллектуальных способностей, чрезмерно высокая или чрезмерно низкая самооценка.
Часто коммуникация оказывается чрезмерно формализована. Чтобы избежать этого, необходимо принимать следующие меры: расширять рамки для деловых и личных коммуникаций (меньше инструкций), сокращать объемы коммуникаций в письменном виде (меньше бюрократизма), внедрять правила бесед, встреч на производстве по благоприятному отношению к труду. Все это стимулирует коммуникацию.
Процессы коммуникаций не сводятся лишь к простой передаче информации от отправителя к получателю. Во-первых, сам процесс обмена является не однонаправленным: в ходе его отправитель и получатель сообщения последовательно меняются ролями. Во-вторых, важное значение имеют когнитивные (познавательные) процессы − осмысление, интерпретация и отбор получаемой от отправителя информации. Чтобы добиться от получателя информации желаемых действий, необходимо передавать сообщения в четкой и ясной форме, не допускающей спорных толкований, обосновывать возможность выполнения получателем требуемых действий, показывать, что они не противоречат его собственным интересам.
Кроме того, чтобы коммуникация была эффективной и действенной, рекомендуется применять всю гамму коммуникационных средств, которые могут быть разделены на следующие категории: язык, средства распространения информации, символика, поступки. Немаловажное место занимают телекоммуникационные технологии, которые предоставляют персоналу организаций возможности доступа как к вычислительным ресурсам уже существующих сетей, так и к мировым вычислительным ресурсам. Использование средств компьютерных телекоммуникаций, включающих административные подразделения, позволяет значительно ускорить прохождение документов, проведение консультаций, совещаний, решает проблему оперативного информирования всех заинтересованных лиц существующей информацией.