Кадровая служба государственного органа обязана:
· Постоянно приобщать к личному делу документы, вновь образованные вследствие деятельности гражданского служащего (приказы о перемещении, награждении, взысканиях и др.);
· Обеспечить сохранность личных дел гражданских служащих;
· Обеспечить конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;
· Знакомить гражданских служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Личное дело гражданского служащего хранится в кадровой службе государственного органа, в котором гражданский служащий замещает соответствующую должность.
Личное дело по письменному запросу передается в другой государственный орган в случаях:
· Перевода гражданского служащего в другой государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы (пункт 21 Положения);
· Назначения гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или субъекта РФ (пункт 22 Положения);
· Возвращения гражданина вновь на гражданскую службу в другой государственный орган (пункт 23 Положения).
Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в государственном органе в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.
Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.