В личное дело гражданского служащего вносятся:
· Персональные данные госслужащего (паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, индивидуальный номер налогоплательщика, адрес регистрации и фактического проживания, семейное положение, трудовой стаж и др.);
· Сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (пункт 3 статьи 42 Закона №79-ФЗ).
Документы, входящие в личное дело, удобно комплектовать по разделам:
· В первом разделе хранятся копии документов, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника: паспорт, ИНН, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и др.;
· Во втором разделе – копии документов о деятельности работника в данном государственном органе: личные заявления, приказы о приеме, перемещении, увольнении, документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;
· В третьем разделе – документы о прохождении конкурса на включение в кадровый резерв;
· В четвертом разделе – сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, документы о результатах проверок;
· В пятом разделе – документы о предыдущей работе в государственном органе.
Документы в разделах 2 – 5 располагаются в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу государственного органа.
Листы документов, включенных в личное дело, нумеруются, а сведения о всех документах отражаются во внутренней описи.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.
При приеме гражданина на гражданскую службу производится первичное оформление его личного дела, для чего личному делу присваивается учетный номер, заполняется обложка и корешок личного дела и вкладывается внутренняя опись.
Ведение личного дела заключается в:
· Ведении внутренней описи личного дела;
· Помещении в личное дело документов, подлежащих хранению в личных делах, например, после сдачи гражданским служащим квалификационного экзамена в его личное дело помещаются экзаменационный лист, отзыв об уровне его званий, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина, а также копия акта государственного органа (приказа, распоряжения) о присвоении ему нового классного чина;
· Изъятие документов, надобность в которых миновала;
· Проверка состояния личного дела на предмет целостности документов.